инвойс и пакинг лист

Работая в перевозках, используя ежедневно термины «инвойс» и «пакинг лист» необходимо понимать их значения, владеть особенностями и знать, как заполнять ту или иную документацию. Подробно и последовательно материал будет изложен в статье.

Термин «инвойс» с английского имеет перевод «счет-фактура» - деловой документ, отражающий сделку между покупателем и продавцом и выполняет две функции:

1) Подтверждает наличие факта отгрузки, а также отражает стоимость товара и номенклатуру;

2) Является основополагающим документом для сбора НДС и таможенных обязательств.

В России такой документ применяется только при международных перевозках.

Инвойс включает в себя:

• Номер документа и дату оформления;
  
  
• Реквизиты банка продавца, а также личные номера налогоплательщика как для продавца, так и для покупателя;
  
  
• Точные адреса и указания грузов поставщика и потребителя;
  
  
• Описание груза: объем, наименование, условия отгрузки, оплаты, код товара и иные условия;
  
  
• Номер и дату контракта.
  
  

Когда инвойс представлен не на английском языке, то важно и необходимо иметь полный перевод контракта.

Инвойс означает, что стоимость товара должна быть перечислена продавцу – это некая гарантия на оплату груза.

Также важно при проверке инвойса обязательно проверить соответствие того, что написано в коммерческом документе и, что имеется по факту: это и полное описание товара, и наличие банковских реквизитов, обязательно наличие печати, другие условия, если такие есть.

Предэтапные действия

Существует понятие «проформа-инвойс» - это пред этап перед составлением инвойса, однако он может быть только в случаях, если:

• Если за товар предполагается авансовый платеж;
  
  
• Если стоимость услуги не до конца утверждена.
  
  

Проформа-инвойс – документ идентичный инвойсу, разница только в том, что первый является предварительным.

При отправлении инвойса нужно еще прикрепить 5 копий – это базовый набор документов для таможенного оформления.

Если вам необходимо заполнить инвойс, то необходимо следовать следующему алгоритму:

1. Указать полное Ф.И.О. того, кто экспортирует товар, а также его адресные данные;
2. Отразить данные получателя;
3. Если получатель и импортер – это разные участники контракта, то указать данные импортера;
4. Указать страну-изготовителя продукции;
5. Записать страну-экспортера;
6. Вписать государство-импортер;
7. Зафиксировать номер накладной;
8. Иметь подробное описание на каждую позицию груза.

Определение "пакинг-лист"

Пакинг-лист (упаковочный лист) – это такой же важный документ для перевозчиков, как инвойс, который составляется параллельно с ним и содержит дублирующую или некую дополнительную информацию.

Главное отличие инвойса от упаковочного листа состоит в том, что документ «инвойс» больше направлен на отражение сторон сделки, финансовой составляющей, а пакинг направлен на товарную сертификацию, которая содержит детальное пояснение по каждой из позиций.

В пакинг листе вы сможете увидеть:

• Номер листа и дату;
  
  
• Контакты поставщика и потребителя;
  
  
• Схему маршрута;
  
  
• Дату и номер заказа;
  
  
• Описание каждой товарной позиции;
  
  
• Объем товара;
  
  
• Виды упаковки;
  
  
• Габариты груза;
  
  
• Суммарный объем товара;
  
  
• Суммарный вес.
  
  

Таким образом, упаковочный лист содержит в себе всю необходимую информацию, кроме цены груза. И такой лист наклеивается снаружи, с целью общего доступа информации о товаре. Но, при этом, производитель достаточно серьезно заботится о сохранности и безопасности продукта.

В силу множества различных товаров, на каждый из которых необходим упаковочный лист, грамотно налаженный документооборот значительно экономит время на оформление и приемку продукта.

Процедура заполнения листа

Заполнение листа происходит по установленным бланкам, заполнением которых занимаются специалисты. В зависимости от того, в чем поставщик разместил товар: ящик, коробка, паллет, в листе будет отражена разная аббревиатура.

Для ящиков и коробок – COLLI;

Для паллета – PLT.

Упаковочный лист имеет колонки отведенные под запись наименования товара, отметки количества единиц, веса и иных составляющих.

Лист можно свободно найти в сети Интернет и ознакомиться.

Важно отметить, что, в случае, если товар был поврежден внутри упаковки, то претензии не могут быть предъявлены к перевозчику, так как это не относится к его зоне ответственности.

Важно, чтобы информация совпадала с информацией, заявленной в инвойс, а также соответствовала факту, во избежание проблем на таможне. Часто выявляется проблема недовеса или перевеса груза, в практике такие случае больше всего наблюдаются при доставке китайских товаров.

Помните, что, заполняя такую документацию, вы работаете с таможней, в случае несоответствия – это ваши риски и издержки.